Um blog de um advogado americano listou as vantagens da utilização do Google Apps em seu escritório e gostaria de compartilhar estas informações com vocês. Para quem quiser acessar o site em inglês basta clicar aqui.
O Google Apps é uma suíte de serviços do Google para empresas, similar ao Microsoft Office ou Office 365. O Google Apps for Business (Google Apps para empresas) entrega acesso de email através do Gmail, agenda colaborativa e a habilidade de criar documentos e armazenar informações no Google Drive.
Quais as vantagens do Google Apps sobre meu sistema atual?
No nível mais básico, advogados em geral procuram por uma ou duas ferramentas chaves: habilidade de gerenciar email e a habilidade de colaborar/coordenar agendas. O Google Apps oferece ambas ferramentas por um preço relativamente baixo.
Mas o Google Apps estende suas funcionalidades que vão além de colaboração através emails e agenda
oferecendo também criação de documentos e armazenamento(storage). O Google Docs, Google Planilhas e Google Apresentações são aplicativos similares ao Microsoft Word, Excel e PowerPoint.
É claro que estes aplicativos do Google não são tão robustos quanto os da Microsoft, mas são capazes de lidar com a maioria dos projetos, incluindo a construção de documentos para alegações de defesa. (ver página que explica como realizar este procedimento, em inglês, http://thedroidlawyer.com/2013/01/how-to-create-a-simple-pleading-with-google-drive/)"
...Finalmente, há também o Markeplace do Google que oferece aplicações adicionais que podem ser instaladas e utilizadas, podendo facilitar ainda mais as tarefas de escritório do dia-a-dia...
Mas eu não posso fazer ___________ com o Google?
Rastrear Mudanças
O rastreamento de modificações (revisão do Micorosoft) parece ser uma das grandes falhas do Google Docs ... mas eu não estou realmente certo de que a ferramenta disponível no Microsoft Word seja tão amigável. Eu suponho que esta ferramenta seja ótima se você estiver escrevendo um livro, mas não estou realmente certo do motivo pelo qual todos parecem gostar tanto desta ferramenta.
O Google Docs possui uma ferramenta similar de colaboração, que é sem dúvidas muito mais simples de utilizar...
Estilos
Embora as opções de Estilo no Microsoft Word são fantásticas, eu não acredito que os advogados obtenham vantagem delas. Eu acho que é porque não sabemos como elas funcionam. O Google Docs possui algumas ferramentas de estilos que podem ser adicionadas com alguns poucos cliques.
Colaboração
Colaboração ponto a ponto é simplesmente linda no Docs. Ao invés de enviar emails entre um grande número de usuários diferentes e esperar por um consenso unânime no documento, eu gosto de usar o Google Docs para trabalhar juntos, ao mesmo tempo e em tempo real.
Sincronização de arquivos no computador local
É possível ainda sincronizar uma pasta local no Google Drive. Basta salvar os documentos nesta pasta
e eles são salvos automaticamente na nuvem
Trabalhar offline
Você pode ficar frustrado pelo fato de não poder trabalhar a não ser que esteja conectado. Não fique assim, pois o Google Docs possui funcionalidades de edição de documentos offline. Basta apenas clicar na guia OFFLINE para verificar os documentos disponíveis para uso offline.
Algumas limitações
Google Apps for Business não é perfeito. De fato, há muitas melhorias que precisam ser feitas pelo Google para tornar o serviço ainda melhor.
O preço é justo
O Google Apps for Business tem preço começando em U$5 por mês, por usuário. É uma enorme vantagem frente aos concorrentes. Além de tudo há disponível um produto chamado Google Vault que oferece outras funcionalidades de backup e segurança.
Mas o Google não é seguro
Eu ouço muitos advogados e consultores falando sobre o comportamento inescrupuloso do Gooogle e de fato "eles estão vendendo a sua informação". É claro que o Google é tudo sobre anúncios e as informações obtidas são unicamente para este propósito. Mas há inúmeras funcionalidades no Termo de Serviço incluídas na configuração padrão de anúncios que nos deixa mais confortáveis.
Além do mais, o Google está fazendo um trabalho muito melhor do que você faria para proteger seus dados.
Se isso não for suficiente você pode ainda ir mais longe e utilizar serviços de criptografia para proteger os seus dados.
Se o seu escritório de advocacia ainda não considerou o Google Apps for Business, você precisa considerar esta opção e deixar o Google gerenciar seus emails, agendas, documentos e armazenamento.
Algumas partes foram extraídas de http://thedroidlawyer.com/2014/01/the-new-benefits-of-google-apps/. (Nem todas as partes foram traduzidas e outras foram acrescentadas.)
O Google Apps é uma suíte de serviços do Google para empresas, similar ao Microsoft Office ou Office 365. O Google Apps for Business (Google Apps para empresas) entrega acesso de email através do Gmail, agenda colaborativa e a habilidade de criar documentos e armazenar informações no Google Drive.
Quais as vantagens do Google Apps sobre meu sistema atual?
No nível mais básico, advogados em geral procuram por uma ou duas ferramentas chaves: habilidade de gerenciar email e a habilidade de colaborar/coordenar agendas. O Google Apps oferece ambas ferramentas por um preço relativamente baixo.
Mas o Google Apps estende suas funcionalidades que vão além de colaboração através emails e agenda
oferecendo também criação de documentos e armazenamento(storage). O Google Docs, Google Planilhas e Google Apresentações são aplicativos similares ao Microsoft Word, Excel e PowerPoint.
É claro que estes aplicativos do Google não são tão robustos quanto os da Microsoft, mas são capazes de lidar com a maioria dos projetos, incluindo a construção de documentos para alegações de defesa. (ver página que explica como realizar este procedimento, em inglês, http://thedroidlawyer.com/2013/01/how-to-create-a-simple-pleading-with-google-drive/)"
...Finalmente, há também o Markeplace do Google que oferece aplicações adicionais que podem ser instaladas e utilizadas, podendo facilitar ainda mais as tarefas de escritório do dia-a-dia...
Mas eu não posso fazer ___________ com o Google?
Rastrear Mudanças
O rastreamento de modificações (revisão do Micorosoft) parece ser uma das grandes falhas do Google Docs ... mas eu não estou realmente certo de que a ferramenta disponível no Microsoft Word seja tão amigável. Eu suponho que esta ferramenta seja ótima se você estiver escrevendo um livro, mas não estou realmente certo do motivo pelo qual todos parecem gostar tanto desta ferramenta.
O Google Docs possui uma ferramenta similar de colaboração, que é sem dúvidas muito mais simples de utilizar...
Estilos
Embora as opções de Estilo no Microsoft Word são fantásticas, eu não acredito que os advogados obtenham vantagem delas. Eu acho que é porque não sabemos como elas funcionam. O Google Docs possui algumas ferramentas de estilos que podem ser adicionadas com alguns poucos cliques.
Colaboração
Colaboração ponto a ponto é simplesmente linda no Docs. Ao invés de enviar emails entre um grande número de usuários diferentes e esperar por um consenso unânime no documento, eu gosto de usar o Google Docs para trabalhar juntos, ao mesmo tempo e em tempo real.
Sincronização de arquivos no computador local
É possível ainda sincronizar uma pasta local no Google Drive. Basta salvar os documentos nesta pasta
e eles são salvos automaticamente na nuvem
Trabalhar offline
Você pode ficar frustrado pelo fato de não poder trabalhar a não ser que esteja conectado. Não fique assim, pois o Google Docs possui funcionalidades de edição de documentos offline. Basta apenas clicar na guia OFFLINE para verificar os documentos disponíveis para uso offline.
Algumas limitações
Google Apps for Business não é perfeito. De fato, há muitas melhorias que precisam ser feitas pelo Google para tornar o serviço ainda melhor.
O preço é justo
O Google Apps for Business tem preço começando em U$5 por mês, por usuário. É uma enorme vantagem frente aos concorrentes. Além de tudo há disponível um produto chamado Google Vault que oferece outras funcionalidades de backup e segurança.
Mas o Google não é seguro
Eu ouço muitos advogados e consultores falando sobre o comportamento inescrupuloso do Gooogle e de fato "eles estão vendendo a sua informação". É claro que o Google é tudo sobre anúncios e as informações obtidas são unicamente para este propósito. Mas há inúmeras funcionalidades no Termo de Serviço incluídas na configuração padrão de anúncios que nos deixa mais confortáveis.
Além do mais, o Google está fazendo um trabalho muito melhor do que você faria para proteger seus dados.
Se isso não for suficiente você pode ainda ir mais longe e utilizar serviços de criptografia para proteger os seus dados.
Se o seu escritório de advocacia ainda não considerou o Google Apps for Business, você precisa considerar esta opção e deixar o Google gerenciar seus emails, agendas, documentos e armazenamento.
Algumas partes foram extraídas de http://thedroidlawyer.com/2014/01/the-new-benefits-of-google-apps/. (Nem todas as partes foram traduzidas e outras foram acrescentadas.)
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